La riunione, condotta a turno da un socio nella veste di “Toastmaster of the day”, è scandita da tre momenti principali:
1. i discorsi
2. l’improvvisazione (Tabletopics)
3. le valutazioni.
- 1. Discorsi
Per ogni riunione tre a quattro soci preparano il proprio discorso della durata di 5-7 minuti.
L’argomento del discorso, tranne per il primo discorso che ha come argomento la presentazione di sé al club (detto “icebreaker”, nel senso metaforico di rompere il ghiaccio con lìil pubblico).L’argomento è libero ma ci si deve attenere agli obiettivi previsti per ciascun livello di discorso. Infatti nella preparazione seguiamo un manuale, il “Competent Communication Manual”, che prevede dieci progetti ciascuno dei quali con un obiettivo specifico di comunicazione, secondo un ordine di importanza e difficoltà. Ad esempio il secondo è sull’organizzazione del discorso (apertura, corpo e chiusura), il quarto è sul lessico, la sintassi e le figure retoriche adatti alla comunicazione orale, il quinto sul linguaggio del corpo, il sesto sullo sfruttamento della varietà vocale.
Alla fine di ciascun discorso gli altri soci presenti compilano una scheda di valutazione, che servirà all’oratore per capire come è stato percepito dal suo pubblico, quali sono i punti forti e quali da migliorare. - 2. Table Topics
Per dare la possibilità a tutti i presenti di parlare, anche se nella specifica sera non ricoprono un ruolo attivo come oratori, valutatori, toastmaster of the day, general evaluator o appunto topicsmaster, in 15 minuti di improvvisazione (appunto il tabletopics) si dà la possibilità a più persone di esercitarsi in pubblico senza alcuna preparazione. Il Topicsmaster della serata avrà preparato delle domande o degli spunti per far intervenire soci e ospiti che lo vorranno per un minuto, un minuto e mezzo. In genere è un momento molto divertente perché il topicsmaster trova espedienti curiosi, come commentare un proverbio o le frasi dei baci perugina e dei dolcetti della fortuna. - 3. Valutazioni
Un aspetto fondamentale del Toastmasters è la fase finale delle valutazioni. Ciascun oratore ha un valutatore personale per quella serata, che lo avrà ascoltato attentamente e che ha presenti gli obiettivi dello specifico progetto (livello di discorso). Il valutatore farà quindi la sua valutazione di fronte a tutti, per una durata di 2-3 minuti, allo scopo di mettere in luce i punti di forza dell’oratore, gli aspetti che sono ben padroneggiati, in modo che ne acquisti consapevolezza ed eventualmente li affini ancora di più; ma ha anche lo scopo di segnalare i punti che si possono migliorare, secondo il giudizio soggettivo del valutatore che offrirà suggerimenti concreti su come fare. - Oltre ai valutatori personali ci sono dei valutatori che hanno osservato tutti coloro che hanno parlato. In particolare:
- - l’Italian Grammarian segnala l’uso corretto o migliorabile della lingua italiana;
- - l’English Grammarian segnala l’uso corretto o migliorabile della lingua inglese:
- - l’Ah counter annota suoni o parole usati come riempitivi al posto delle pause, come eh, ah, ehm, bene, allora…
- - Il Timer prende i tempi di ciascun intervento e segnala chi ha sforato. Perché è molto importante rispettare i tempi stabiliti, in modo da non rubarne agli altri partecipanti e a non allungare la serata oltre i tempi stabiliti.
- - Infine il General Evalator pone attenzione e riferisce su tutti gli altri aspetti della serata.
- Tutti questi ruoli vengono svolti a rotazione dai soci, così che chi una sera ha tenuto un discorso, la successiva farà da valutatore. Siamo tutti pari, nessuno insegna ma ci si aiuta a vicenda nella crescita.